Kuopion Retkiauto Oy:n tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Kuopion Retkiauto Oy kerää ja käsittelee asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa sekä verkkosivustonsa käyttäjien henkilötietoja.
Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), tietosuojalain sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä
Kuopion Retkiauto Oy
Y-tunnus: 2960029-6
Oppipojankuja 2
70780 Kuopio
Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot:
jari@retkiauto.fi
2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsiteltävät henkilötiedot riippuvat asiakkaan käyttämästä palvelusta ja asioinnin luonteesta.
Voimme käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:
- nimi ja yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin sisältyvät tiedot
- ajoneuvon vuokraukseen liittyvät tiedot
- vuokra- ja kauppasopimuksiin sisältyvät tiedot
- ajoneuvon rekisteröintiin tarvittavat tiedot
- rahoitushakemukseen tarvittavat tiedot
- asiakasviestintään liittyvät tiedot
- uutiskirjeen tilaajan nimi ja sähköpostiosoite
- verkkosivuston käyttöön, analytiikkaan ja markkinoinnin mittaamiseen liittyvät tekniset tiedot
- vuokra-ajoneuvojen sijaintitiedot tässä selosteessa jäljempänä kuvatuissa tilanteissa.
Keräämme ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyihin käyttötarkoituksiin.
3. Mistä saamme henkilötiedot?
Saamme henkilötiedot pääasiassa suoraan asiakkaalta esimerkiksi:
- verkkosivuston yhteydenottolomakkeiden kautta
- sähköpostitse
- puhelimitse
- asioinnin yhteydessä myymälässämme
- vuokra- tai kauppasopimuksen tekemisen yhteydessä
- uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä
- ajoneuvon rahoituksen tai rekisteröinnin yhteydessä.
Lisäksi verkkosivustomme käytöstä voidaan kerätä teknisiä tietoja evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla käyttäjän tekemien evästevalintojen mukaisesti.
Vuokra-ajoneuvojen sijaintitiedot muodostuvat ajoneuvoihin asennettujen GPS-paikantimien avulla.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Asiakaspalvelu ja yhteydenotot
Käsittelemme yhteydenottolomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse ja myymälässä saamiamme henkilötietoja asiakkaiden kysymyksiin ja tarjouspyyntöihin vastaamiseen sekä asiakassuhteen hoitamiseen.
Käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimuksen tekemistä edeltäviin asiakkaan pyytämiin toimenpiteisiin tai Kuopion Retkiauto Oy:n oikeutettuun etuun hoitaa asiakaspalvelua ja asiakassuhteita.
Ajoneuvojen vuokraus
Käsittelemme henkilötietoja vuokrauksen järjestämiseksi, vuokrasopimuksen laatimiseksi ja toteuttamiseksi, maksujen käsittelemiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi.
Käsittely perustuu pääasiassa sopimuksen tekemiseen ja täytäntöönpanoon sekä tarvittavilta osin lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen.
Ajoneuvojen myynti
Käsittelemme henkilötietoja ajoneuvokaupan toteuttamiseksi, kauppasopimusten laatimiseksi, maksujen käsittelemiseksi, ajoneuvon rekisteröinnin hoitamiseksi sekä mahdollisten rahoitusjärjestelyjen toteuttamiseksi.
Käsittely perustuu pääasiassa sopimuksen tekemiseen ja täytäntöönpanoon sekä tarvittavilta osin lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen.
Rahoitusta haettaessa asiakkaan rahoitushakemuksessa tarvittavia tietoja käsitellään rahoitushakemuksen tekemiseksi ja voidaan välittää asiakkaan valitsemalle rahoituspalvelun tarjoajalle, kuten OP:n tai LähiTapiolan rahoituspalveluun.
Sopimus ja rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet ovat GDPR:n mukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita. Sopimusperuste voi soveltua myös sopimuksen tekemistä edeltäviin, rekisteröidyn pyynnöstä tehtäviin tarpeellisiin toimenpiteisiin.
5. Uutiskirje ja sähköinen markkinointi
Retkiauton uutiskirjeen voi tilata verkkosivustomme kautta tai yhteydenottolomakkeen yhteydessä olevalla erillisellä valinnalla.
Uutiskirjeen tilaajista käsittelemme nimeä ja sähköpostiosoitetta.
Uutiskirjeiden lähettämiseen käytämme Mailchimp-palvelua.
Uutiskirjeen tilaaminen perustuu tilaajan antamaan suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa esimerkiksi uutiskirjeessä olevan peruutuslinkin kautta.
Uutiskirjeen tilaaminen on vapaaehtoista, eikä tilaamatta jättäminen vaikuta yhteydenottopyynnön käsittelyyn tai Retkiauton palveluiden käyttämiseen.
Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Suostumuksen peruuttamisen tulee myös olla yhtä helppoa kuin sen antaminen.
6. Verkkosivuston analytiikka, evästeet ja mainonnan mittaus
Käytämme verkkosivustollamme analytiikka- ja markkinointiteknologioita verkkosivuston käytön mittaamiseen, sivuston ja palveluidemme kehittämiseen sekä mainonnan toimivuuden ja konversioiden mittaamiseen.
Käytössämme ovat:
- Google Analytics 4 (GA4)
- Google Ads -konversioseuranta
- Google Tag Manager
- Meta Pixel.
Näiden palveluiden yhteydessä voidaan käsitellä verkkosivuston käyttöön, selaimeen, laitteeseen ja sivustolla tehtyihin toimenpiteisiin liittyviä tietoja palveluiden toimintaperiaatteiden mukaisesti.
Sellaiset analytiikka- ja markkinointiteknologiat, joiden käyttäminen edellyttää suostumusta, otetaan käyttöön käyttäjän antaman evästesuostumuksen perusteella.
7. Vuokra-ajoneuvojen GPS-paikannus
Kaikki Kuopion Retkiauto Oy:n vuokra-ajoneuvot on varustettu GPS-paikantimilla. Paikannuksessa käytämme Elisa Paikannus / Elisa Laitenetti -palvelua.
Elisa Paikannus mahdollistaa ajoneuvon reaaliaikaisen sijainnin sekä sijaintihistorian ja nopeuden tarkastelun palvelussa. Elisa kertoo palvelun tietojen pysyvän Elisan hallussa.
Kuopion Retkiauto Oy ei seuraa vuokra-ajoneuvojen sijaintia normaalin vuokrauksen aikana aktiivisesti.
Sijaintitietoja tarkastetaan vain perustellusta syystä ja poikkeustilanteissa, kuten:
- jos ajoneuvoa ei palauteta sovittuna aikana
- ajoneuvon mahdollisessa anastus- tai katoamistilanteessa
- väärinkäytösepäilyä selvitettäessä
- muussa ajoneuvon tai Kuopion Retkiauto Oy:n omaisuuden suojaamisen kannalta perustellussa poikkeustilanteessa.
Paikannusjärjestelmässä ajoneuvo tunnistetaan esimerkiksi rekisteritunnuksen perusteella. Asiakkaiden henkilötietoja ja ajoneuvojen sijaintitietoja ei ole yhdistetty samaan Kuopion Retkiauto Oy:n käyttämään tietojärjestelmään.
Koska vuokra-ajoneuvo voidaan vuokrauksen perusteella yhdistää tiettyyn asiakkaaseen, ajoneuvon sijaintitieto voi muodostaa henkilötiedon.
Sijaintitietojen käsittely perustuu Kuopion Retkiauto Oy:n oikeutettuun etuun suojata vuokra-ajoneuvojaan ja muuta omaisuuttaan sekä selvittää vuokraukseen liittyviä poikkeus- ja väärinkäytöstilanteita.
Sijaintihistoria säilyy Elisa Paikannus -palvelussa palveluntarjoajan määrittämän säilytysajan mukaisesti. Elisan julkisissa palvelu- ja käyttöohjeissa kuvataan sijaintihistorian käyttömahdollisuus, mutta niissä ei ilmoiteta sijaintihistorian tarkkaa säilytysaikaa.
8. Maksujen käsittely
Vuokraukset ja muut maksut maksetaan pääasiassa tilisiirtona Kuopion Retkiauto Oy:n pankkitilille.
Myymälässämme voidaan vastaanottaa myös korttimaksuja maksupäätteen kautta. Maksupalveluntarjoaja käsittelee maksamiseen tarvittavia tietoja oman palvelunsa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
9. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Käytämme liiketoimintamme toteuttamisessa ulkopuolisia palveluntarjoajia. Ne voivat käsitellä henkilötietoja sopimuksen ja palvelun luonteen mukaisesti Kuopion Retkiauto Oy:n puolesta tai itsenäisinä rekisterinpitäjinä.
Tällaisia palveluita ovat muun muassa:
- Microsoft 365 sähköpostiviestintään
- Mailchimp uutiskirjeisiin
- Hostingpalvelu.fi verkkosivustomme ylläpitoon ja hostingiin
- Google verkkosivuston analytiikkaan ja mainonnan mittaamiseen
- Meta mainonnan mittaamiseen
- Elisa ajoneuvojen paikannuspalveluun
- kirjanpito- ja taloushallintopalvelut
- pankki- ja maksupalveluntarjoajat
- ajoneuvorahoituksen tarjoajat silloin, kun asiakas hakee rahoitusta.
Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää.
10. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osa käyttämistämme palveluntarjoajista on kansainvälisiä yrityksiä, ja henkilötietoja voidaan niiden palveluiden yhteydessä käsitellä myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Kun henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietojen siirrossa noudatetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään tarvittaessa asianmukaisia suojatoimia.
11. Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai kuin sovellettava lainsäädäntö edellyttää.
Vuokra-, kauppa-, maksu- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään niiden käyttötarkoituksen sekä sovellettavien lakisääteisten säilytysvelvoitteiden mukaisesti.
Yhteydenottoihin ja asiakasviestintään liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeellista asian käsittelyn, asiakassuhteen hoitamisen tai oikeusturvan kannalta.
Uutiskirjeen tilaajan tietoja käsitellään markkinointitarkoituksessa niin kauan kuin uutiskirjeen tilaus on voimassa. Tilaaja voi peruuttaa tilauksensa milloin tahansa.
Evästeiden sekä analytiikka- ja markkinointipalveluiden avulla kerättyjen tietojen säilytysajat riippuvat käytetystä palvelusta ja käyttäjän tekemistä evästevalinnoista.
Vuokra-ajoneuvojen sijaintihistoria säilyy Elisa Paikannus -palvelussa palveluntarjoajan määrittämän säilytysajan mukaisesti.
Tietosuojaperiaatteisiin kuuluu, että henkilötietoja säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin kauan kuin niiden käsittelyn tarkoitus edellyttää.
12. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Sähköisiin henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät kyseisten tietojen käsittelyä. Käytettävät järjestelmät suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin keinoin.
Paperimuodossa olevat vuokra-, kauppa- ja muut henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään siten, etteivät asiattomat henkilöt pääse käsiksi niihin.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on henkilötietojen käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
- pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
- pyytää henkilötietojen poistamista
- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- saada itse toimittamansa henkilötiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa
- peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa.
Kaikki oikeudet eivät koske kaikkia tilanteita. Oikeuksien soveltumiseen vaikuttaa muun muassa henkilötietojen käsittelyperuste.
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen:
jari@retkiauto.fi
Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.
14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus saattaa asia toimivaltaisen valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.
Suomessa tietosuojan valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
15. Tietosuojaselosteen muutokset
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi toimintamme, käyttämiemme palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivustollamme.
